1 marca 2015 r. wchodzą w życie ustawy o ewidencji ludności, dowodach osobistych oraz praw o aktach stanu cywilnego. Wprowadzają one zmiany, które mają ułatwić mieszkańcom załatwianie spraw w urzędzie. Jednak na początku mogą wystąpić utrudnienia  w czasie obsługi klientów w zakresie rejestracji stanu cywilnego, ewidencji ludności, wydawania dowodów osobistych. Ma to związek z tworzonym przez MSW  systemem opartym na budowie centralnych rejestrów. Aplikacja informatyczna, która wspierać będzie System Rejestrów Państwowych  nadal jest modyfikowana.

Prosimy mieszkańców o wyrozumiałość w tym trudnym, pierwszym okresie  funkcjonowania nowych rozwiązań. Deklarujemy, że nie zaniedbujemy staranności dla najlepszej realizacji nowych zadań leżących po stronie Urzędu Miasta Koszalina. Zachęcamy do korzystania z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta.  Znaleźć tam będzie można zaktualizowane karty usług  Urzędu Stanu Cywilnego oraz Wydziału Spraw Obywatelskich. 

Może się jednak zdarzyć, że po 1 marca wydłużeniu  ulegnie czas obsługi klientów w zakresie ewidencji ludności, wydawania dowodów osobistych i rejestracji stanu cywilnego. Ostatecznie o sprawności działania nowego systemu zadecyduje jego  realne działanie.

Z założenia  nowy informatyczny system rejestrów państwowych ma połączyć  kluczowe z punktu widzenia funkcjonowania państwa rejestry. W zintegrowanym systemie znajdą się m.in. rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.

Najważniejsze zmiany to:

Rejestracja noworodków: Rejestracji dziecka urodzonego w Koszalinie można będzie dokonać tylko i wyłącznie w USC w Koszalinie.  Przy rejestracji  nowo narodzonego dziecka, w urzędzie dokonywać się będzie jego zameldowanie. Ponadto System Rejestrów Państwowych wygeneruje dla dziecka nr PESEL, który rodzice otrzymają po rejestracji (przy prawidłowo działającym systemie praktycznie od ręki).

Odpisy aktów stanu cywilnego: Urząd Stanu Cywilnego w Koszalinie będzie właściwy, jak dotychczas dla rejestracji zdarzeń z zakresu urodzeń, małżeństw i zgonów, które następują na terenie Koszalina.

Natomiast w nowej ustawie określono, iż odpisy aktów stanu cywilnego pobrać będzie można w każdym urzędzie stanu cywilnego, niezależnie od tego, gdzie nastąpiło urodzenie, zgon czy zawarcie małżeństwa.

Jest to „odmiejscowienie” wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego. Np. urodzenie zarejestrowano w USC w Bydgoszczy, odpis aktu urodzenia pobrać można w Koszalinie lub każdym innym USC.  Związek małżeński zawarto w Krakowie, odpis aktu małżeństwa pobrać można w USC w Koszalinie  i każdym innym USC. Będzie również istniała możliwość uzyskania odpisu poprzez platformę E-PUAP.

Aby otrzymać odpis aktu stanu cywilnego znajdującego się w rejestrach poza Koszalinem, wymagane będzie, zgodnie z ustawą, kilka dni, potrzebnych na wprowadzenie do centralnego rejestru stanu cywilnego aktu, przez właściwy urząd stanu cywilnego (w przypadku pracy tego urzędu w nowym rejestrze) lub przesłania odpisu na drukach dotychczasowych przez właściwy urząd na adres wskazany we wniosku.

Zawarcie związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego:

Jedną z wprowadzanych zmian będzie możliwość zawarcia małżeństwa poza urzędem stanu cywilnego. Obecnie małżeństwo można zawrzeć w innym miejscu jedynie w szczególnych przypadkach - np. gdy jedno z przyszłych małżonków przebywa w szpitalu lub w zakładzie karnym. Nowe przepisy umożliwią zorganizowanie ceremonii poza urzędem również innym osobom.

W takim przypadku para będzie musiała złożyć wniosek do kierownika urzędu. We wniosku musi być wskazane miejsce oraz planowany termin ślubu. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że musi być to miejsce gwarantujące zachowanie powagi i doniosłości ceremonii oraz bezpieczeństwa wszystkich uczestników. Decyzja o tym, czy zaproponowane miejsce spełnia te wymogi, należy do kierownika USC.  Przy braku uzgodnienia co do miejsca czy terminu ślubu kierownik usc pisemnie odmawia przyjęcia oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński w miejscu lub terminie wskazanym przez osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo. 

W myśl nowych przepisów za zorganizowanie takiej uroczystości przyszli małżonkowie, będą zobowiązani  uiścić opłatę dodatkową w wysokości 1000 zł płatną na konto Urzędu Miasta.

Stare dokumenty też nadal ważne

Z dniem 1 marca 2015 roku wchodzą nowe zasady wydawania dowodów osobistych. Jakie najważniejsze zmiany czekają klientów ratusza? Przede wszystkim wnioski o wydanie nowego dowodu osobistego można złożyć w dowolnym miejscu kraju. Na przykład obywatel Krakowa, który zamieszkuje na terenie Koszalina, nie musi się u nas meldować, lecz przyjść i złożyć wniosek o wydanie dokumentu. Inną nowością jest to, że w dowodach zamieszcza się inne dane niż poprzednio: nie ma zeskanowanego podpisu właściciela dokumentu, brak potwierdzenia adresu zameldowania czy informacji o kolorze oczu i wzroście. W nowym dowodzie będzie informacja o obywatelstwie polskim. Wnioski będzie można teraz składać elektronicznie, na podstawie przepisów o informatyzacji podmiotów publicznych. Jednak taki wniosek będzie musiał być opatrzony bezpiecznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym na platformie e-puap. Nowe dowody mają być lepiej zabezpieczone, czyli trudniejsze do podrobienia. Od marca zdjęcie do dowodu będzie identyczne jak w paszportach. Do wniosku do dowodu złożyć należy jedną aktualna kolorową fotografię o wymiarach 35 x 45 mm, wykonaną na jednolitym jasnym tle, mającą dobrą ostrość oraz odwzorowującą naturalny kolor skóry, obejmującą wizerunek od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70-80% fotografii, pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice i przedstawiającą osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy (wyjątek

1. – osoby z zaświadczeniem o przynależności do wspólnoty wyznaniowej zarejestrowanej w Rzeczypospolitej Polskiej) i okularów z ciemnymi szkłami (wyjątek – osoby z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności z powodu wrodzonej lub nabytej wady narządu wzroku), patrzącą na wprost z otwartymi oczami nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami.

Fotografia powinna być wykonana nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku!

Do wniosku składanego w formie dokumentu elektronicznego załącza się plik zawierający fotografię o wymiarach co najmniej 492x610 pikseli i wielkości nie przekraczającej 2,5 MB, spełniającą wymogi, o których mowa powyżej.

Przepisy regulują także składanie zdjęć przez osoby, które przynależą do innej wspólnoty wyznaniowej i w związku z tym muszą nosić nakrycie głowy. Trzeba dostarczyć wtedy zaświadczenie o przynależności do wspólnoty wyznaniowej, która jest zarejestrowana na terytorium naszego państwa. Natomiast osoby chore, które muszą dostarczyć zdjęcie z ciemnymi okularami, mogą to zrobić, gdy posiadają orzeczenie  o stopniu niepełnosprawności z powodu nabytej lub wrodzonej wady wzroku. Szczegółowe przepisy regulują wszelkie dopuszczalne odstępstwa od normy. W Koszalinie są to sporadyczne przypadki.

Jak długo ważne będą nowe dowody osobiste? Na okres pięciu lat wydawane są dzieciom, które nie ukończyły 5 roku życia. Dorośli otrzymują dokument na okres dziesięciu lat. Nie będzie już dowodów wydawanych bezterminowo. Dotąd osobom powyżej 65. roku życia dowody były wydawane bezterminowo, a od marca otrzymają one dokumenty ważne przez okres dziesięciu lat.

Jak długo potrwa operacja wymiany dowodów osobistych w Koszalinie? Żadnej większej operacji nie będzie. Sprawa dotyczy osób, którym kończy się termin ważności dowodu, i muszą  złożyć stosowny wniosek. Osoby, które posługują się starymi dowodami, na podstawie dotychczasowych przepisów, nie muszą ubiegać się o wydanie nowego. Chyba, że ktoś dowód utracił, zniszczył lub zmienił dane, które są wpisane do dowodu, ale z pominięciem adresu, bo to po 1 marca nie będzie konieczne ze względu na znowelizowane przepisy.

Czy po wprowadzeniu nowych przepisów wydłuży się czas oczekiwania? Czas oczekiwania na dowód wynosi 30 dni. Należy pamiętać, żeby złożyć wniosek na miesiąc przed utratą ważności dokumentu. Nowe rozwiązania, mimo że docelowo mają być dla klientów korzystne, to w pierwszym okresie po wprowadzeniu nowych zasad czas załatwiania spraw może się wydłużyć. Dlatego zawczasu bardzo proszę o cierpliwość i wyrozumiałość, jeśli chodzi o obsługę klientów. Przyjmujemy w pokojach Wydziału Spraw Obywatelskich na I piętrze ratusza pod numerami od 112 do 118A. Są i będą nadal czynne cztery stanowiska do spraw ewidencji ludności i 4 stanowiska do wydawania dowodów osobistych. Dowody, które zostały wydane przed 1 marca 2015 roku, honorowane są do daty utraty ważności. Nie trzeba się spieszyć z ich wymianą.